Makalah strategi manajemen humas ( fungsi manajemen dalam pelaksanaan tugas-tugas kehumasan)

BAB I

PENDAHULUAN

1.1  Latar Belakang

Hubungan masyarakat (Humas) atau Public Relations (PR) adalah sebuah seni berkomunikasi dengan publik untuk membangun saling pengertian, menghindari kesalahpahaman dan mispersepsi, sekaligus membangun citra positif lembaga. Sebagai sebuah profesi seorang Humas bertanggung jawab untuk memberikan informasi, mendidik, meyakinkan, meraih simpati, dan membangkitkan ketertarikan masyarakat akan sesuatu atau membuat masyarakat mengerti dan menerima sebuah situasi. Bagian penting dari pekerjaan petugas humas dalam suatu organisasi adalah Membuat kesan (image) –kesan baik, citra positif, Pengetahuan dan pengertian –informasi, penerangan, penjelasan, Menciptakan ketertarikan, Penerimaan –pengertian, pemahaman, Membangun/menciptakan simpati publik. Kegiatan Humas adalah melobi, berbicara di depan publik atau melakukan pembicaraan publik (public speaking), menyelenggarakan acara, dan membuat pernyataan tertulis seperti rilis berita.

PR dalam definisinya dikatakan bahwa PR itu melekat pada manajemen. Manajemen tak akan  dapat berjalan sebagimana seharusnya tanpa adanya PR. Manajemen sangat berperan dalam kehidupan sehari-hari, apalagi dalam kehidupan masyarakat modern seperti sekarang ini. Tak ada kegiatan yang dilakukan dalam dan oleh masyarakat yang tidak memerlukan manajemen. Dalam pengertian PR dinyatakan bahwa PR akan sukses dalam fungsinya apabila mampu menciptakan, membangun, dan mengembangkan relasi kita.

Kedudukan, peranan dan tugas Public Relations dalam sebuah organisasi (perusahaan/pemerintahan), jelas sengatlah penting. Sehingga pelaksanaan aktivitasnya harus dikemas seefektivas mungkin. Dan ini di antaranya bisa diraih dengan cara mempesiapkan dan mengaplikasikan program kerja Public Relations dengan baik dan tepat. PR harus diposisikan secara langsung berdekatan dengan manajemen. Hal ini sesuai dengan fungsi  manajemen di dalam organisasi. PR harus terletak pada lini garis staf manajemen puncak. Dengan begitu PR dapat mengorganisasi seluruh kegiatan komunikasi organisasi baik secara internal maupun eksternal. PR merupakan salah satu pendukung dalam mengatur organisasi atau perusahaan. Disini PR dalam kegiatannya merupakan profesi dalam melayani publiknya, dan ikut menentukan tujuan organisasi atau perusahaan dengan membuat rencana kerja, menciptakan strategi, melaksanakan rencana kerja, dan menilai hasil kerja.

1.2  Rumusan Masalah

Berdasarkan latar belakang diatas maka masalah yang dapat dirumuska adalah

-          Bagaimana fungsi manajemen dalam pelaksanaan tugas-tugas kehumasan?

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Manajemen

Menurut para ahli, manajemen itu sendiri berkaitan erat dengan style, seni dan proses yang hidup dan dinamis dalam lingkup organisasi dalam upayanya untuk mencapai tujuan serta bagaimana tujuan tersebut dapat dicapai secara efektif dan efisien. Luther Gulick memberikan definisi manajemen sebagai suatu cabang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerja sama ini lebih baik bermanfaat bagi manusia (Handoko, 1999:9).

Luther Gulick memberikan definisi manajemen sebagai suatu cabang ilmu pengetahuan yang berusaha secara sistematis untuk memahami mengapa dan bagaimana manusia bekerja bersama untuk mencapai tujuan dan membuat sistem kerja sama ini lebih baik bermanfaat bagi manusia (Handoko, 1999:9).

 Sedangkan menurut Stoner manajemen adalah proses perencanaan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasan usaha-usaha para anggota-anggota organisasi dan penggunaan sumberdaya-sumberdaya organisasi  agar mencapai tujuan organisasi yang telah ditetapkan (Ibid, 8). Sedangkan menurut pendapat Mary Parker Fallet, manajemen sebagai seni (art) dalam menyelesaikan suatu pekerjaan melalui orang lain (Ibid, 12).

Pada definisi di atas, manajemen dititikberatkan pada usaha memanfaatkan orang lain dalam pencapaian tujuan. Untuk mencapai tujuan tersebut, maka orang-orang didalam organisasi harus jelas wewenang, tanggung-jawab dan tugas pekerjaannya. Definisi manajemen tersebut lebih menitikberatkan pada usaha menggunakan/memanfaatkan sumber yang tersedia atau yang berpotensi dalam pencapaian tujuan. Adapun sumber-sumber tersebut adalah orang, uang, material, peralatan (mesin), metode, waktu dan prasarana lainnya.

2.2 Fungsi Manajemen Dalam Melaksanakan Tugas Kehumasan

Empat fungsi manajemen terdiri dari:

-          Planning (perencanaan): untuk menetapkan segala sesuatu yang bertujuan untuk mencpai apa yang telah disepakati dan ditentukan sebelumnya

-          Organizing (penyusunan organisasi) untuk mengatur segala kegiatan dan tugas, wewenang dan tanggung jawab para individu yang terlibat di dalamnya

-          Actuating (menggerakkan) untuk mengatur hubungan para individu yang terlibat guna menggerakkan mereka agar melaksanakan tugas dengan baij dan

-          Controlling (pengawawasan) untuk mengawasi pekerjaan yang telah ditugaskan, untuk mencegah perbedaan kepentinganm slah pengertian, salah paham, dan hal-hal lain guna memperlancar usaha untuk mencapai tujuan

Definisi yang menggambarkan PR dalam organisasi:

PR adl fungsi manajemen yang mengevaluasi perilaku publik, mengidentifikasi kebijakan dan prosedur dari individu atau organisasi dengan keinginan publik, dan merencanakan serta menetapkan program aksi agar publik dapat menerima dan memahami (John P Simanjutak, et.al. 2003; 29). PR adalah fungsi manajemen yang berbeda, yg membantu membentuk dan memelihara jalur komunikasi, memahami, menerima, dan bekerja sama anara organisasi dengan publiknya, menyangkut manajemen masalah atau persoalan; membantu manajemen untuk terus terinformasi dan atau responsif terhadap opini publik; menetapkan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani keinginan publik; membantu manajemen dalam menghadapi dan menggunakan secara efektif atas perubahan sebagai sistem peringatan untuk membantu mengantisipasi tren; dan menggunakan riset, serta menggunakan komunikasi yang bermanfaat dan efektif sebagai alat utamanya.

Dari definisi-definisi di atas, ada beberapa hal yang akan kita analisis lebih lanjut agar semakin memperjelas pemahaman.

-          Kegiatan humas adalah sebuah fungsi manajemen

-          kegiatan humas adalah sebuah usaha komunikasi

-          kegiatan humas menjadi ideal jika ditujukan untuk

·         memonitor kesadaran, opini dan sikap, serta perilaku di dalam dan diluar organisasi

·         menganalisis dampak dari kebijakan, prosedur dan aksi organisasi kepada publiknya

·         menyesuaikan kebijakan, prosedur, dan aksi yang diidentifikasi tersebut bagi kepentingan

·         memberi nasihat pada manajemen atas pengambilan sebuah kebijakan, prosedur atau aksi

·         Menetapkan sasaran dan perencanaanserta pengembangan fasilitas bagi sautu rancangan aksi dan komunikasi yang akan dilakukan organisasi

·         Membentuk dan memelihara aksi dan komunikasi dua arah antara organisasi dengan berbagai publiknya

·         Menghasilkan perubahan khususnya di dalam kesadaran, opini dan sikap serta perilaku baik di dalam maupun di luar organisasi

·         Melakukan riset dan evaluasi yang berkelanjutan dan berkesinambungan untuk mencapai pemahaman publik yang penting bagi eksuksesan organisasi

-          Humas sebagai fungsi manajemen

-          Agar dapat melakukan fungsinya dengan baik, praktisi humas harus dapat melakukan manajemen kegiatan humas dengan baik

Fungsi manajemen yang mengevaluasi sikap publik, mengidentifikasi kebijaksanan dan prosedur seorang individu atau organisasi berdasarkan kepentingan publik dan menjalankan suatu program untuk mendapatkan pengertian dan penerimaan publik (Public Relations News).

Public Relations melibatkan manajemen problem dalam atau manajemen isu, PR membantu manajemen agar tetap responsif dan mendapat informasi terkini tentang opini publik; PR mendefinisikan dan menekankan tanggung jawab manajemen untuk melayani kepentingan publik; PR membantu manajemen tetap mengikuti perubahan dan memanfaatkan perubahan secara efektif, dan PR dalam hal ini adalah sebagai sistem peringatan dini untuk mengantisipasi arah perubahan (trends); dan PR menggunakan riset dan komunikasi yang sehat dan etis sebagai alat utamanya..

Hal-hal yang dapat dilakukan public relations dalam mendukung tujuan perusahaan, yaitu:

1.      Mempromosikan barang atau jasa.

2.   Mendeteksi isu dan peluang yang berpengaruh pada perusahaan.

3.   Menetapkan bentuk organisasi dalam berhubungan dengan publik.

4.   Meningkatkan nama baik terhadap seluruh karyawan.

5.   Mencegah dan menyelesaikan masalah ketenagakerjaan.

6.   Meningkatkan nama baik pemegang saham.

7.   Menghindari kesalahpahaman atau kecurigaan publik terhadap perusahaan.

8. Menginvestigasi perilaku kelompok-kelompok yang mempengaruhi organisasi.

9.   Memformulasikan kebijakan-kebijakan dan cara penerapannya.

10. Memperhatikan perubahan-perubahan yang berhubungan dengan public relation.

Kapan aktivitas public relations dilakukan, kembali kepada kebijaksanaan perusahaan apa yang ingin dicapai dalam aktivitasnya tersebut. Pada prinsipnya aktivitas public relations untuk meningkatkan citra perusahaan, tetapi juga harus dipertimbangkan tujuan-tujuan khusus yang disesuaikan dengan tujuan perusahaan.

Berikut ini beberapa tujuan perusahaan yang membutuhkan dukungan dari aktivitas public relations berkaitan dengna citra perusahaan.

a.   Untuk mengubah citra perusahaan;

b.   Untuk mendukung usaha-usaha pemasaran dan promosi perusahaan;

c.  Untuk mengimbangi publikasi yang merugikan perusahaan dan mengembalikan kepercayaan konsumen;

d. Untuk membuat pemerintah dan lembaga legislatif memperhatikan aktivitas perusahaan;

e.  Menunjukkkan semangat untuk memberikan terbaik kepada masyarakat dengan menarik produk yang dianggap gagal atau rusak, yang dapat merugikan;

f.  Untuk menjelaskan kebingungan konsumen dengan masuknya produk palsu atau produk imitasi.